商务英语的写作技巧

商务英语的写作技巧

商务英语的写作技巧

　　商务英语写作目前在生活中有越来越广泛的应用，每个人都有必要了解商务英语的一些写作知识和规范。但目前很多英语学习者并没有系统接触过商务英语写作的教材或者资料，对商务英语可能比较陌生。现在小编就为大家介绍商务英语的写作技巧，一起来看看吧！

　　关于商务英语写作技巧

　　Business English Writing Tips系列对商务和法律人士使用英语时的一些常见错误进行指正，请看以下商务和法律人士(商法人)英语写作常见表达错误：

　　1.“well received with many thanks”

　　经常看见商法人回复客户邮件时的这种表达方法，这其实是非常strange的一种表达。首先received就可以，加上well就和一般常见的英文表达方式相悖了。其次，thanks就行，加上many没有必要，亦会看起来稍微有一点点过于polite，well received with many thanks是亚洲人会经常用的英语表达方法。所以，这个句子的正确说法应是email received with thanks，但其实这种表达方式老外是不常用的，这更多的是亚洲人对英语的一种发明并最终影响了英美人的使用方法，像Long time no see一样。更正宗一点的表达是We have received your email and we will xxx accordingly或We acknowledge the receipt of your email and thank you for contacting us或者Thank you for sending xxx through and we will xxx accordingly等等。有的时候英文表达不一定是简短的好，正如中文一样，英文是一门存在了很长时间的语言，是有固定和让人舒适的表达方式的，故意缩短不可取。

　　2.“captioned matter”

　　Captioned matter也是商法人在邮件中经常见到的表达方式，但对这种用法，没有和亚洲人接触过的外国人大都是看不懂的。想用captioned matter在邮件中表达的意思是the matter in the subject line。但在英语中这种表达方式是不存在的，正确的应是把subject line matter再叙述一遍，这样也省去了客户再回到subject line看邮件主题是什么的时间，是一种非常好的习惯。另一个选择就是直接说subject line matter，这样通俗易懂。

　　3.“it’s, can’t”

　　邮件中经常看到商法人这样用缩写，这是不要紧的。但是在各种正式的商法人memo中个人觉得还是越正式越好，最好直接用It has, it is 或cannot。要注意是cannot 不是can not，中间是没有空格的，这个有时候有人会用错。而且，个人认为应当摒弃memo中所有的英文动词的缩写，只用全称，这样显得更严谨和专业。

　　4.“完整的句子，+完整的句子”

　　比如，这一个例句：the employee argued with his employer, the employee then left the employer’s office。这个句子在语法上是绝对错误的。因为这是两个完整的句子，不能用逗号连接，要用一个句号终止第一句，然后再另起一句，如the employee argued with his employer.The employee then left the employer’s office。或要用连词连接两句话，比如the employee argued with his employer and the employee left the employer’s office。

　　实践中还有一个常见的错误就是把therefore，however等词当成连词用，这在语法上也是错误的。如the employee argued with his employer, however, he controlled his anger。正确的语法应是the employee argued with his employer, however, and he controlled his anger。加上and之后，两个本来独立的完整句子在语法上就被连接起来了。或者干脆断句：the employee argued with his employer.However, he controlled his anger。

　　总之，两个完整的句子在一起，要么加连词，要么用句号隔开，否则语法上就是错误的。

　　5.“分号的用法”

　　个人认为，在memo和email的写作中，除非列举一连串事项，否则要尽量避免使用分号。因为分号会使意思表达不清晰，不连贯，在语法上也比较难以控制两个句子之间的连接,从而产生歧义。

　　FYI，分号多用于连接两个紧密联系的独立句子时，如Call me in 30; Ill have what you are asking for.但其所用之处表达不太正式，一般只在英文小说或文章中常见，故应尽量在商务memo中避免。

　　6.“i.e.和e.g.”

　　"i.e."的意思是 "that is" 或者 "in other words," ，"e.g." 的意思是 "for example." 前者是用来澄清你前面已经说的东西，后者是通过举例的方式为你所叙述的事情添加色彩。他们是完全不同的，大多数商法人在实践中分不清楚。

　　7.“比较级的使用”

　　有时会见到商法人这么用比较级，如employee A’s severance package is higher than employee B.这在意思上是不成立的。不能说A的package比B高，而应该是A的package比B的package高。所以，正确表达应是employee A’s severance package is higher than employee B’s。

　　8.“xxx and I 的使用”

　　有时会看见商法人这样的表达：could you please send the documents above to xxx and I? 这样是不正确的，正确的表达应该是could you please send the documents above to xxx and me?因为I在这时候被放在了object的位置上，其要变形为me，才能符合其object 的定位，否则则是以subject的意思替代了object的位置。但如果主语是在句首，则要用I不用me，如xxx and I will send the documents through tomorrow.

　　9.“Farther 和Further的区别”

　　二者一般可以互换，但farther多指地理位置上的更遥远，而further则多指抽象意义上的更遥远，还是有细微差别的，我们有的时候不太注意。比如I think you deserve to go further in life，这时最好不用farther.

　　10.“between 和among”

　　Between的意思是在两个不同的事物中，而among则是在一堆大致相同的物体中。比如，Mike needs to choose between incentive plan A and plan B以及Mike needs to choose among all the incentive plans，这个有时候商法人也容易混淆。

　　商务英语中级写作技巧

　　1、仔细阅读要求，确定所要写的是电子邮件、备忘录、还是便条。注意格式。

　　2、一定要完成所指定的3项任务，并进行合理发挥。

　　3、不要完全照抄题目要求的任务提示，尽量变化一下，如果实在不知道如何变化，或没有把握，至少要把要求补充为完整的句子。

　　4、字数一定要控制在40－50以内，多字或少字都会扣分。

　　5、根据写信人和收信人的关系和要求写的内容判断使用语气的正式程度。

　　6、第一部分主要是公司内部交流，上级给下级写，语气不必特别正式，下级给上级写，最好采用正式语气。给平级同事写信，语气也不必太正式。上级给下级安排日常工作或下级向上级请示工作，最好用正式语气。平级之间的一般交流，可以不太正式。切记不要把不正式和不礼貌混淆，不正式不代表不礼貌。无论给谁写信都要礼貌。

　　7、写时别忘遵守我课堂上讲的7C原则（completeness, conciseness, correctness, consideration,clarity, courtesy, concreteness）

　　8、注意谨慎使用缩略式（如I’m ），建议不使用缩略式，以防犯错。

　　9、注意单词和语法的准确性，宁可用正确的简单句，也不用错误的复杂句。

　　10、最好写前打个草稿，写后仔细检查。检查内容包括是否完成3个任务，单词、语法、文体是否正确、恰当，字数是否符合要求，格式是否正确等。

　　11、注意卷面整洁，这会给阅卷老师至少要留下一个比较好的第一印象。

　　商务信函写作应试技巧

　　构思正式的商务信函时，须考虑以下几个方面：

　　1、写信目的

　　要明确写信目的，是为了提供信息，咨询，还是投诉等？希望得到什么结果？

　　2、读者对象

　　明确读者对象，使用正确的文体，得体的语言。

　　3、条分缕析

　　分段有助于增加行文的明晰程度，增加信函的可读性。写信要清楚分段，有条理的表达自己的观点，每段只表达一个主题。也可以适当用弹点、数字等技巧以帮助读者理解自己的信。

　　4、常用表达

　　要使用商务信函常用的表达，那样会显得很专业，给读者留下很好的印象。

　　例如：further to your letter of……， Please do not hesitate to contact me.等比较常用的语句。

　　在确保不出错的前提下，如能适当展示自己语言的丰富性那就更好了。

　　商务英语初级写作技巧

　　一、准备——深思熟虑

　　准备工作可以采用多种形式。 具体讲， 一般需要对以下几方面有明确的认识：

　　1.作者的角色

　　一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。

　　2.读者的角色

　　读者信息包括：身份(决定语气);专业水平(决定用词);人数;主次

　　3.预期的目的

　　效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题;文字应简洁明了。

　　二、起稿——条理分明

　　在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：

　　1.确定篇幅

　　一般分为开头、主体、结尾三部分。

　　读者视角：迅速捕捉头尾信息。

　　2.组织布局

　　商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。

　　由近至远，由浅至深，由轻至重。

　　3.区分类别

　　在给自己的文章定位时，几点值得我们注意：记叙与非记叙;互动性与单向性;抽象信息与具体信息;客观描述与主观判断。

　　三、定稿——精雕细琢

　　定稿的标准尺度：

　　1、布局合理，层次分明

　　2、信息合理，内容完整

　　3、语气恰当，适合读者

　　4、语句连贯，一气呵成

　　5、句型丰富，短句为主

　　6、措辞到位，表达准确

　　商务英语的写作步骤

　　第一步你需要做的是，了解你的写邮件对象。

　　我们经常为了自己要写的内容感觉痛苦，我们编写复杂的电子邮件，报告看起来也很一般，大部分时候我们的努力并没有让我们的内容更容易阅读。

　　了解一段文字的目的是为了给你一种方向感。撰写商业报告应遵循特定的格式; 例如，公司内部经常往来的电子邮件可能简短而不正式，但客户电子邮件或PowerPoint演示文稿最好要遵循礼貌，内容清晰和简洁这样的准则。

　　你的收件人就是你的指南针; 你首先要换位思考，如果你是收件人，你想要知道的内容是什么？这样会大大缩小你写作的范围。

　　你在邮件和报告中使用的语言风格和词汇等都符合你收件人的实际情况和当下的情景，这不仅仅是邮件内容有效性的问题，还体现着你的沟通技巧。你能不能水岸的运用你的沟通能力和不同的收件人沟通，让对方理解并给予你有效的回复。完成沟通的目标。

　　第二步你应该在内容和风格方面更加注意。

　　你的文章有没有按照商务写作基本特征和规则进行组织？

　　简单的语言

　　你写邮件也好，写报告也好写计划书也好，你的目的只有一个，就是把你的观点轻松快速的传达给你的观众。而要完成这一个目的，我认为多使用主动语态，选择常用的短单词避免使用过多形容词。

　　我们来看两句话：

　　“We’d love to be of assistance”

　　“We’d love to assist you.”

　　你认为在商务写作中，哪一句话更合适？

　　答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。

　　简洁

　　Conciseness and Brevity是商务写作中非常重要的一个原则，因为你的收件人和观众无法浏览多个报告页面以获取他们所寻求的信息。所以请尊重你收件人的时间，他们需要的是能够轻松访问重要信息。

　　什么叫做简洁呢？

　　（1）紧紧围绕着你的主题

　　（2）专注于事实

　　（3）你的写作主旨要避免歧义，清楚的交代事情

　　（4）建议你选择简短的单词

　　举个例子：

　　will you be kind enough to 和 please

　　你会选择哪个？

　　当然是please！

　　anticipate 和except

　　endeavor 和 try

　　facilitate 和 help

　　在商务写作中二选一你选哪个？

　　我们选用简短有效的单词组成句子，每个句子不要超过20个词，如果情况允许越直观的表述越好，可视化优于数字

　　（5）避免不必要的修饰比如形容词和副词，还有那些which／that的从句

　　明确的区分开观点和事实

　　这两方面的内容应该在你的商业写作中明确区分。

　　确保读者能够分辨什么时候你阐述的是事实，什么时候你阐述的是你个人的观点。

　　强烈建议大家要注意这个原则，这样在实际工作中你可以避免很多的误解，保证你的写作不会含糊不清。

　　你的目的只有一个

　　你的每一次商务写作交流都应该是有明确的目的，你需要努力不要偏离这个目的。一次把一个问题讲透，而不是什么都讲。

　　如果您通过电子邮件向同事发送后续电子邮件，请不要在同一封电子邮件中包含超过三个不相关的请求，在实务中也是要特别注意。

　　如果你的收件人需要在冗杂的信息中来回摸索才知道你想表达什么？那你这个文章就认真失败了，你想一下，如果一个hr在给新员工培训的时候，说的不清不楚，之后的工作如何可能开展顺畅？

　　第三步通过选用格式让你的表达更加高效

　　请你尽可能的通过使用标题，项目符号，编号和其他格式化功能（粗体，斜体，不同的颜色），来帮助阅读者更佳轻松浏览和扫描文本。

　　但要切记，这些highlight不要太过分！太多分散注意力的视觉元素会将焦点从信息中转移，注意力转移对你来说没有好处。

　　这个原则适用于所有的商务写作，无论是电子邮件，报告还是powerpoint，遵循格式会让你的写作更加清晰高效。

　　如有可能，尽量用可视化的图形或图表来替换枯燥的文本。

　　第四步你的商务文章发出去之前一定要认真修改校对！

　　从第一稿到你最终的提案，中间一定会经历几次修改和校对。一个好的商务写作一定不会有语法和词汇错误，还有标点符号你也要注意！

　　你提交之前要确保多次阅读保证你的文章的流畅性和可读性，没有令人尴尬的错误。你可以选择通过在线拼写检查器来进行纠正。考试也是一样，确保语法和单词的正确是基本要求。

　　如果一封商务信函错误连篇，写信的人给人留下的印象会非常不好。

　　我们来看个小例子：

　　Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.

　　这个句子有没有错误？

　　低级错误不要犯！

　　第五步不要忘记你的态度和观点

　　这是商业写作中很少被强调的部分，我们建议大家写作的时候多换位思考，可是了解你的读者和他们想要的东西是不足够的，你写作的目的其实还是为了你自己的诉求得到传达并得到良性的回应。

　　通过换位思考，站在对方的角度想问题，你的文章很可能更容易得到积极的回应，此时你把收件人当作来你的焦点，当对方是焦点的时候，你的提议更有节能得到对方积极的回应，帮助，支持，参与和采取行动。

　　而基于你自己观点出发的表述，用词才会真正的推动着对方朝着你期望的方向前进，让你变得可信，营造出良好的氛围。